أنت تجيب على رسائل واتساب بينما تقوم بحل مشكلة مالية، أو تقابل عميلاً، أو تقوم بإعداد حملة أو حتى تحاول أن تتذكر أين كتبت تلك الفكرة الرائعة التي كتبتها بالأمس. الشعور بالإنتاجية الكاملة. ولكن في أعماقك هناك شعور بعدم الارتياح: كل شيء يتحرك، ولكن لا شيء يبدو حقاً تحت السيطرة. إذا كان هذا هو الوصف الذي يصف حياتك اليومية، فقد حان الوقت لمواجهة حقيقة غير مريحة: أن تكون مشغولاً لا يعني أن تكون منظمًا - وهذا يكلفك الكثير.
أسطورة رائد الأعمال المشغول
في البرازيل، أصبح الانشغال في البرازيل بمثابة جائزة تقريبًا. فكلما كان اليوم أكثر انشغالاً، كلما بدا رائد الأعمال أكثر “أهمية”. وتكمن المشكلة في أن هذه الثقافة تخلق وهمًا خطيرًا: أن الحركة المستمرة مرادف للكفاءة.
من الناحية العملية، تعمل العديد من الشركات في وضع البقاء على قيد الحياة. فكل شيء يعتمد على المالك، وكل شيء عاجل ولا يوجد شيء مخطط له حقاً.
عندما يبدأ انعدام التنظيم في التأثير سلباً على العمل
لا يظهر سوء التنظيم دفعة واحدة. فهو يتراكم في شكل خسائر يومية صغيرة تتراكم في شكل خسائر يومية صغيرة، والتي عند جمعها تكلف أكثر بكثير مما تبدو عليه. بعض الأمثلة الشائعة:
- القرارات المتخذة على عجل (وغالباً ما تكون خاطئة)
- إعادة العمل المستمر
- معلومات مبعثرة في أماكن مختلفة
- عدم القدرة على التنبؤ المالي
- الاعتماد الكلي على صاحب المشروع في كل شيء
والنتيجة هي عمل يحقق ربحًا، ولكنه يستنزف الطاقة والتركيز والوقت.
التنظيم ليس جدول بيانات جميل
يعتقد الكثير من الناس أن التنظيم يعني إنشاء المزيد من جداول البيانات أو استخدام المزيد من الأدوات أو اعتماد “أحدث التطبيقات”. قد يساعد ذلك، ولكن التنظيم الحقيقي يذهب إلى أبعد من ذلك بكثير.
أن تكون منظماً يعني أن تعرف:
- الأنشطة التي تحقق نتائج فعلية
- ما يمكن (وينبغي) تفويضه
- العمليات التي يجب توحيدها
- حيث تكون الأتمتة منطقية
وبدون ذلك، تصبح أي أداة بدون ذلك مجرد شيء آخر يجب إدارته.
التكلفة الخفية لإخماد الحرائق دائماً
عندما يكون كل شيء عاجل، لا يكون هناك شيء استراتيجي. لا يستطيع رائد الأعمال المشغول رؤية العمل من الأعلى. فهو دائمًا ما يتفاعل: الرسالة التي وصلت، والمشكلة التي ظهرت، والزبون الذي اشتكى.
هذا الوضع التفاعلي له تأثيره السلبي:
- الإرهاق الذهني المستمر
- صعوبة النمو المستدام
- الخوف من التفويض بسبب انعدام السيطرة
- الشعور بأن العمل يعتمد 100% عليك
وبمرور الوقت، يصبح هذا الأمر حلقة يصعب كسرها.
التنظيم يجلب الوضوح - والوضوح يجلب المال
عندما تكون منظمًا، تصبح القرارات أسهل. فأنت تعرف أين أنت وإلى أين أنت ذاهب وما الذي يجب القيام به الآن (وما الذي يمكن أن ينتظر).
تميل الشركات المنظمة إلى:
- وجود عمليات أكثر وضوحًا
- الاستفادة من وقت الموظفين بشكل أفضل
- تقليل النفايات
- اتخاذ قرارات أكثر ثقة
التنظيم ليس مقيدًا. بل على العكس: فهو يوفر الوقت والطاقة للتفكير الاستراتيجي.
الخاتمة
قد يعطي الانشغال شعوراً بالإنتاجية، ولكن من دون تنظيم، فإن التكلفة باهظة: قرارات سيئة، وإرهاق عاطفي ونمو محدود. لا يحتاج رواد الأعمال إلى بذل المزيد من الجهد - بل يحتاجون إلى التنظيم بشكل أفضل.
تنظيم العمليات ليس إضاعة للوقت. إنه استثمار في الوضوح والتركيز والاستدامة بحيث تنمو الأعمال دون الاعتماد عليك وحدك.
CTA: إذا كنت تشعر أن عملك يعمل ولكنك تعتمد بشكل كبير على جهودك اليومية، فربما حان الوقت لإضفاء المزيد من الوضوح على الجانب التشغيلي. قد يكون تنظيم العمليات وأتمتة ما لا يولد قيمة هو الخطوة التي تحتاجها للنمو بسلاسة أكبر واتخاذ قرارات أكثر ثقة.